Le problème d'une agence n'est pas de vendre, c'est d'encaisser
Une agence ou un prestataire de services ne vend pas de marchandise : il vend du temps, de l'expertise et des engagements mensuels. Son stock, ce sont ses factures. Et c'est là que l'argent se perd : un forfait de maintenance oublié en fin de mois, un devis validé oralement puis contesté au moment de facturer, un client qui paie à 90 jours alors que les salaires de l'équipe tombent chaque mois.
À cela s'ajoute un piège propre aux services : on lance souvent le travail avant d'avoir un accord écrit, et on découvre en fin de projet que le budget a été largement dépassé sans que personne ne l'ait vu venir.
- Abonnements et forfaits mensuels facturés en retard ou oubliés
- Devis acceptés par téléphone, sans trace écrite
- Projets qui dépassent leur budget sans alerte
- Relances de paiement faites au feeling
- Prospects suivis dans la tête du gérant
Des factures récurrentes qui partent toutes seules
Contrats de maintenance, gestion de réseaux sociaux, hébergement, infogérance, loyers : SOGESTIO gère les factures récurrentes. Vous définissez une fois le client, le montant et la périodicité, et la facture est générée à chaque échéance avec la bonne numérotation, attribuée par le serveur par type de document et par année.
Exemple : une agence facture à un client un forfait de 8 000 DH HT chaque mois. La facture affiche 1 600 DH de TVA à 20 % et 9 600 DH TTC. Sur douze mois, ce contrat représente 96 000 DH HT. Un seul mois oublié, c'est 9 600 DH TTC qui ne rentrent pas, et que l'on n'ose souvent plus réclamer trois mois plus tard.
Le devis accepté en ligne, avec preuve
Chaque client peut recevoir un lien privé vers son portail client, sans création de compte. Il y consulte ses devis et ses factures, télécharge les PDF et accepte un devis en ligne. Son nom, l'heure et l'adresse IP sont enregistrés. Le jour où un client conteste le périmètre ou le prix, vous savez qui a accepté quoi, et quand.
Le devis accepté devient ensuite bon de commande puis facture, sans ressaisie. Les acomptes et les échéances sont prévus : une agence peut facturer 30 % à la commande et le solde à la livraison. Les documents sortent en français, en arabe ou en anglais, ce qui compte pour les agences qui travaillent avec des clients à l'étranger.
Chaque affaire suivie comme un projet
Le module Projets suit chaque affaire avec son montant, ses coûts et sa facturation. Une refonte de site, une étude ou une campagne devient un projet sur lequel vous comparez le facturé au montant prévu et aux coûts engagés : achats, sous-traitance, notes de frais. Le temps vendu se facture sous forme de lignes en jours ou en heures multipliés par votre taux.
Le CRM complète le tableau en amont : un pipeline d'opportunités en glisser-déposer, du premier contact à la signature. Vous voyez quels devis sont en attente, lesquels sont proches de la signature, et lesquels relancer cette semaine.
Encaisser plus vite et préparer la TVA
Les conditions de paiement (comptant, 7, 15, 30, 45, 60, 90 jours ou personnalisées) calculent l'échéance de chaque facture, et le tableau de bord affiche les impayés et les retards. Le rapport de délai moyen de paiement (DSO) montre quels clients financent leur activité avec votre trésorerie.
Pour la TVA, SOGESTIO prépare la déclaration au régime de l'encaissement, qui est le droit commun, ou au régime des débits, selon votre option. Le relevé des déductions est exporté au format EDI XML pour SIMPL-TVA. SOGESTIO exporte aussi vos factures et avoirs validés au format structuré UBL 2.1 (avec ICE, IF et RC), ce qui prépare le passage à la facturation électronique annoncée par la DGI, dont la spécification technique officielle n'est pas encore publiée. Validez toujours vos déclarations avec votre expert-comptable.
Quel pack pour un prestataire de services ?
Un consultant indépendant ou une petite structure de deux personnes peut démarrer avec le pack Starter à 199 DH HT par mois (1 990 DH HT par an) : devis, factures récurrentes, portail client, dépenses. Une agence qui veut le CRM, le suivi par projet, la banque, la comptabilité CGNC et la paie de son équipe choisira le pack Pro à 449 DH HT par mois (4 490 DH HT par an), jusqu'à 10 utilisateurs. Prix hors TVA de 20 %.
L'essai gratuit de 14 jours est sans carte bancaire. Vous pouvez y créer vos premiers clients et votre premier contrat récurrent, et tout est conservé à l'abonnement.
Questions fréquentes
Comment fonctionnent les factures récurrentes ?
Vous définissez le client, le montant et la périodicité une seule fois. SOGESTIO génère la facture à chaque échéance avec la numérotation attribuée par le serveur. C'est adapté aux contrats de maintenance, abonnements, forfaits et loyers.
Mes clients doivent-ils créer un compte pour voir leurs factures ?
Non. Ils reçoivent un lien privé vers leur portail client, où ils consultent leurs devis et factures, téléchargent les PDF et acceptent un devis en ligne, avec nom, heure et IP enregistrés.
Puis-je facturer au temps passé ?
Oui, en facturant des lignes en jours ou en heures multipliés par votre taux. Le module Projets suit ensuite, par affaire, les coûts et la facturation, pour comparer au montant prévu.
Quel régime de TVA pour une société de services ?
SOGESTIO prépare la déclaration au régime de l'encaissement, qui est le droit commun, ou au régime des débits. Le choix et la validation relèvent de votre situation : vérifiez-les avec votre expert-comptable.
Comment SOGESTIO gère-t-il la facture électronique ?
SOGESTIO exporte vos factures et avoirs validés au format structuré UBL 2.1 (avec ICE, IF et RC), ce qui prépare le passage à la facturation électronique annoncée par la DGI. La spécification technique officielle n'est pas encore publiée : la compatibilité avec le dispositif définitif ne peut donc pas être confirmée aujourd'hui.
Le CRM est-il inclus ?
Le CRM, avec son pipeline d'opportunités en glisser-déposer, est inclus à partir du pack Pro, avec la banque, la comptabilité, les documents et la paie.